Resposta curta: em uma adoção municipal do EDUCA, o município define as finalidades, bases legais, compartilhamentos e prazos do tratamento. A EDUCA atua como operadora quando trata dados em nome do município e conforme instruções documentadas. Antes de liberar dados reais, a rede precisa documentar papéis, inventário, bases legais, retenção, canal de direitos e contrato.
Atualizado em 5 de agosto de 2026.
Este é um runbook para o município que vai adotar o EDUCA. Não é parecer jurídico nem selo de conformidade. O município deve validar a aplicação com sua assessoria jurídica, seu encarregado, seu arquivo público e suas normas locais.
Decisões rápidas
| Pergunta | Decisão do runbook |
|---|---|
| Quem é o controlador? | O município, por meio da Prefeitura e da Secretaria de Educação conforme sua organização e seus atos locais. |
| Qual é o papel da EDUCA? | Operadora quando trata dados em nome do município e de acordo com instruções documentadas. |
| A relação escolar é uma base legal? | Não. É um contexto. A base precisa ser registrada para cada tratamento e finalidade. |
| O demo pode receber dados reais? | Não. O ambiente público deve continuar com dados sintéticos e sem titular real. |
| Quem atende os direitos? | O município, com suporte técnico da EDUCA conforme instrução. |
1. Separe demo, adoção e dados reais
Antes de importar qualquer cadastro real:
- Confirme que o ambiente público do EDUCA permanece um demo com dados sintéticos. Não use nomes, CPF, matrícula, frequência, contatos ou qualquer registro de criança real no demo.
- Crie ou designe um ambiente municipal separado, com titularidade, acesso, contratos, política de privacidade e responsáveis identificados pelo município.
- Registre que o município não liberará dados reais enquanto não houver, no mínimo, controlador definido, encarregado designado, inventário de tratamentos, bases legais, política de retenção, canal de direitos e contrato com a EDUCA.
- Trate cada nova integração, exportação, compartilhamento ou uso de dados como uma finalidade nova a ser analisada. A existência de uma tela ou de um campo no software não é, por si só, autorização jurídica.
2. Defina controlador, operador e responsabilidades
A LGPD define:
- Controlador: quem toma as decisões referentes ao tratamento.
- Operador: quem realiza o tratamento em nome do controlador.
- Agentes de tratamento: controlador e operador.
Para a gestão escolar municipal, o município deve documentar quais órgãos decidem cada tratamento. A EDUCA é operadora dos dados de estudantes, responsáveis, profissionais, escolas, turmas, matrículas e frequência quando executa instruções do município para a prestação do sistema.
A classificação deve ser feita por tratamento, e não apenas pelo contrato ou pelo nome do produto. A mesma organização pode ser controladora para uma finalidade própria e operadora para outra. Se a EDUCA começar a decidir uma finalidade própria sobre dados identificáveis, como publicidade, perfil comercial ou produto independente, o município deve reavaliar o papel jurídico daquela operação antes de executá-la.
Matriz mínima de responsabilidades
| Responsável | Deve fazer | Não deve fazer |
|---|---|---|
| Município/controlador | Definir finalidades, bases legais, categorias de dados, transparência, compartilhamentos, retenção, direitos, segurança e resposta a incidentes. | Transferir a decisão ao software ou presumir que o contrato substitui uma análise de finalidade. |
| Encarregado municipal | Receber reclamações e comunicações, orientar titulares e equipe, interagir com a ANPD e assessorar registros, RIPD, contratos e medidas de segurança. | Assumir sozinho a responsabilidade pela conformidade ou decidir a finalidade no lugar do controlador. |
| Escolas e gestores | Alimentar registros conforme a fonte, verificar exatidão, cumprir perfis de acesso e encaminhar pedidos ao canal municipal. | Exportar ou compartilhar cadastro por fora do procedimento aprovado. |
| EDUCA/operadora | Tratar conforme instruções, limitar acesso, manter evidências técnicas e auxiliar localização, exportação, correção, bloqueio e eliminação quando instruída. | Publicar encarregado municipal, decidir base legal dos alunos, usar cadastro para finalidade própria ou enviar dados ao governo sem autorização do controlador. |
| Titular, pai, mãe ou representante | Usar os canais publicados, fornecer informação suficiente para localizar o pedido e exercer direitos. | Ser obrigado a procurar a EDUCA quando o controlador é o município. |
O contrato e as instruções operacionais devem deixar claro: objeto, duração, categorias de titulares e dados, finalidades, ambientes, perfis de acesso, suboperadores, suporte a direitos, incidentes, exportações, retenção, retorno e eliminação.
3. Faça um inventário por finalidade
O município deve criar um registro de operações antes de escolher campos, integrar dados ou publicar um aviso. Use uma linha por finalidade, não uma linha genérica para "sistema escolar".
| Campo do inventário | Pergunta a responder |
|---|---|
| Tratamento e finalidade | O que será feito e para qual resultado público específico? |
| Titulares | Alunos, responsáveis, professores, servidores, visitantes ou terceiros? |
| Dados | Quais campos são realmente necessários? Há dado sensível? |
| Origem | Escola, matrícula, família, servidor, Censo, integração ou outro órgão? |
| Controlador e operador | Quem decide? Quem executa em nome de quem? |
| Base legal | Qual inciso do art. 7º ou art. 11? Por que este inciso é adequado? |
| Destinatários | Quais órgãos, escolas, fornecedores ou sistemas recebem? Para qual finalidade? |
| Retenção | Qual evento inicia a contagem, qual prazo ou tabela se aplica e qual destinação final? |
| Acessos e segurança | Quem pode acessar, com qual perfil, registro, autenticação e justificativa? |
| Evidência | Qual ato, registro, avaliação de risco, contrato ou log prova a decisão? |
4. Escolha a base legal do caso concreto
A expressão "relação escolar" descreve o contexto, mas não é um inciso autônomo da LGPD. Uma relação de matrícula, frequência ou atendimento pode apontar para obrigação legal e política pública; a base precisa ser registrada para aquele tratamento e para aqueles dados.
| Contexto ou base | Como avaliar na rede municipal | Limite importante |
|---|---|---|
| Obrigação legal ou regulatória, art. 7º, II | Registros necessários para cumprir obrigação de matrícula, escrituração, prestação de contas, controle educacional ou outra norma aplicável. | Aponte a obrigação concreta. Não diga que "é exigido pela LGPD" como se a LGPD criasse a obrigação escolar original. |
| Execução de política pública, art. 7º, III, e art. 23 | Gestão da educação básica e serviços públicos previstos em lei, regulamento ou instrumento congênere. | A finalidade deve ser pública, legítima, específica e informada. O compartilhamento deve ser específico e compatível. |
| Dados sensíveis, art. 11, II, a e b | Use sem consentimento somente quando indispensável para obrigação legal ou política pública prevista em lei ou regulamento, conforme o caso. | Dado sensível exige necessidade reforçada, acesso restrito, transparência e justificativa. |
| Execução de contrato, art. 7º, V | Pode ser relevante quando o titular é parte do contrato ou de procedimento preliminar e o tratamento é necessário para isso. | O contrato entre município e EDUCA não transforma automaticamente dados de alunos em dados tratados com essa base. |
| Legítimo interesse, art. 7º, IX | Só para dado pessoal não sensível, em finalidade concreta, necessária e proporcional, com legítimas expectativas, transparência e documentação. | A ANPD considera seu uso limitado no Poder Público. Evite essa base para tratamento compulsório ou atribuições legais. |
| Consentimento, art. 7º, I, e art. 11, I | Pode servir para finalidade opcional, separada, específica e realmente recusável. | Não condicione serviço público a consentimento genérico. O consentimento precisa ser livre, informado, inequívoco e revogável. |
O município deve evitar a escolha automática de legítimo interesse para tudo. Para tratamento compulsório ou necessário às atribuições legais, a análise deve considerar obrigação legal e execução de política pública. Para crianças e adolescentes, a avaliação de melhor interesse prevalece ainda que a base escolhida seja uma hipótese do art. 7º ou do art. 11. Veja o runbook sobre dados de crianças no Educacenso.
5. Atenda os direitos pelo canal do município
O canal público deve ser do município/controlador e aparecer no aviso de privacidade e na página do encarregado. A EDUCA deve encaminhar ao município qualquer pedido que receba diretamente e prestar apoio técnico conforme instrução. O titular não deve ter de descobrir qual fornecedor hospeda o sistema.
| Pedido | O que o município deve verificar |
|---|---|
| Confirmação e acesso | Localizar o titular nas bases do tratamento e informar existência, origem, finalidade, forma, duração, controlador, compartilhamentos e dados acessíveis. |
| Correção | Corrigir dado incompleto, inexato ou desatualizado na origem adequada e comunicar a correção aos agentes com quem houve compartilhamento, quando aplicável. |
| Anonimização, bloqueio ou eliminação | Avaliar necessidade e legalidade e executar a medida ou explicar a razão de fato ou de direito que impede a providência. |
| Eliminação de dado baseado em consentimento | Avaliar o pedido e as hipóteses de conservação do art. 16. |
| Portabilidade | Receber a requisição e verificar regulamentação da ANPD, segredo comercial, segurança, formato e se o conjunto pode ser entregue a outro fornecedor. |
| Informação sobre compartilhamento | Informar entidades públicas e privadas e finalidades do uso compartilhado, respeitando sigilo e segurança. |
| Revogação do consentimento | Interromper tratamentos futuros baseados no consentimento, sem apagar automaticamente tratamentos mantidos por outra base legal ou obrigação de guarda. |
| Oposição | Avaliar oposição a tratamento dispensado de consentimento quando houver descumprimento da LGPD. |
| Revisão de decisão automatizada | Receber pedido de revisão e explicar critérios e procedimentos quando aplicável ao art. 20. |
Fluxo municipal recomendado
- Receber e registrar. Dê protocolo, data, canal, titular ou representante, escopo e tratamento citado. Não exija dados desnecessários para iniciar a localização.
- Verificar representação e segurança. Use procedimento proporcional definido pelo município. Para criança, pai, mãe ou representante legal, verifique a representação sem pedir mais dados que o necessário.
- Classificar o direito. Identifique se é acesso, correção, exclusão, portabilidade, oposição, revogação, compartilhamento ou revisão automatizada.
- Acionar áreas e operadora. A EDUCA pesquisa, extrai, corrige, bloqueia ou elimina somente com instrução autorizada e deixa evidência técnica.
- Checar exceções. Verifique obrigação legal, dado de terceiro, segredo, segurança, registro permanente, processo, auditoria, compartilhamento e art. 16 antes de alterar ou eliminar.
- Responder. A confirmação ou o acesso podem ser fornecidos em formato simplificado imediatamente ou por declaração clara e completa em até 15 dias, conforme art. 19. Não estenda automaticamente esse prazo para todos os outros direitos.
- Propagar a medida. Quando a lei exigir, informe a correção, eliminação, anonimização ou bloqueio aos agentes com quem houve compartilhamento.
- Fechar com evidência. Registre resposta, medida, motivo de eventual negativa, destinatários informados, data e retenção do protocolo.
6. Defina retenção e eliminação com o arquivo municipal
A LGPD não traz um prazo geral que diga que todo dado escolar fica um número fixo de anos. A análise deve combinar:
- finalidade e necessidade, conforme art. 6º;
- término do tratamento, conforme art. 15;
- eliminação após o término, ressalvadas as hipóteses de conservação do art. 16;
- leis e regulamentos educacionais, fiscais, de prestação de contas, judiciais e administrativos;
- política de arquivos, classificação e tabela de temporalidade do município;
- contratos, incidentes, auditorias e obrigações de prova;
- retenção técnica de backups, logs e cópias de segurança, com acesso limitado e prazo definido.
Não copie uma tabela federal ou uma tabela de outro município sem validação local. A gestão de registros públicos é uma decisão que o fornecedor não pode tomar no lugar do município.
7. Checklist antes da entrada em produção
Bloqueios de entrada:
- ato do controlador e escopo do tratamento aprovado;
- encarregado e substituto designados, com publicação oficial e contato público;
- inventário de operações e bases legais por finalidade;
- aviso de privacidade acessível, com controlador, operadores, finalidades, compartilhamentos, duração e direitos;
- avaliação de melhor interesse para tratamentos de crianças e adolescentes.
Evidências operacionais:
- procedimento e responsável pelo Educacenso, baseado na portaria anual vigente;
- matriz de retenção aprovada pelo município e alinhada à gestão arquivística;
- fluxo de direitos testado com acesso, correção, exclusão e portabilidade avaliados;
- contrato com instruções de operadora, segurança, incidentes, suboperadores e término;
- revisão de acessos, backups, logs, treinamento e testes de restauração.
Revise o pacote após mudança de finalidade, novo campo, nova integração, novo suboperador, incidente, alteração normativa ou mudança de encarregado.
Fontes primárias
- LGPD, Lei nº 13.709/2018, texto compilado no Planalto
- Resolução CD/ANPD nº 18/2024, no Diário Oficial da União
- Guia da ANPD sobre tratamento de dados pessoais pelo Poder Público
- Guia da ANPD sobre legítimo interesse
- Lei nº 8.159/1991, política nacional de arquivos públicos
- Lei nº 12.527/2011, Lei de Acesso à Informação
Para a governança do contato público, leia também Encarregado de dados em prefeitura. Para crianças e Censo Escolar, leia Dado de criança no Educacenso.